DPR - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych - Misoft

DPR - Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Z Wikipedii, wolnej encyklopedii.

DOKUMENTACJA ZASAD RACHUNKOWOŚCI
2.1.3 Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zakładowy plan kont. Zakładowy plan kont powinien obejmować:

  • wykaz kont księgi głównej – kont syntetycznych,
  • zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych – opis sposobu funkcjonowania przyjętego wykazu kont syntetycznych,
  • zasady tworzenia i prowadzenia ksiąg pomocniczych w powiązaniu z kontami syntetycznymi księgi głównej, co wymaga ustalenia, do których kont prowadzone będą konta pomocnicze oraz wskazania urządzeń do ich prowadzenia [Kiziukiewicz 2007, s. 26].

Wykaz i charakterystyka ksiąg rachunkowych. Podstawowym urządzeniem księgowości są księgi rachunkowe. Ustawa o rachunkowości określa księgi rachunkowe jako zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald oraz wymienia obowiązkowe elementy składowe ksiąg rachunkowych:

  • 1) dziennik,
  • 2) księgę główną,
  • 3) księgi pomocnicze,
  • 4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • 5) inwentarz - wykaz składników aktywów i pasywów

[Ustawa z 29 września 1994, Art. 13.1].

Dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym [Ustawa z 29 września 1994, Art. 14.1]. Zapis w dzienniku jest zapisem pierwotnym podlegającym dalszemu przeniesieniu na konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych [Nowak 2000, s. 62]. Dziennik może składać się z dzienników częściowych, grupujących zdarzenia według ich rodzajów.
Jako urządzenie księgowe dziennik musi spełniać następujące kryteria:

  • zapisy w dzienniku muszą być numerowane kolejno,
  • obroty winny być liczone w sposób ciągły,
  • powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,
  • sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie z dowodami księgowymi,
  • w przypadku prowadzenia dzienników częściowych należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy,
  • dla ksiąg rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera dziennik powinien rejestrować również dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu

[Ustawa z 29 września 1994, Art. 14].

Księga główna zbudowana jest z kont służących do ujęcia zapisów o zdarzeniach w porządku systematycznym wynikającym z treści ekonomicznej operacji gospodarczych dokonywanych. Zapisów na kontach dokonuje się zgodnie z zasadą podwójnego zapisu dla każdego konta w kolejności chronologicznej [Ustawa z 29 września 1994, Art. 15].
Księgi pomocnicze stanowią zespoły kont zawierających zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej wprowadzając strukturę drzewiastą analityki. Stanowią wyodrębniony system kont-kartotek uzgodniony z saldami i zapisami wybranych kont księgi głównej, z którymi są powiązane. Prowadzi się je dla istotnych dla jednostki składników aktywów i pasywów [Ustawa z 29 września 1994, Art. 16 i 17].
Zestawienie obrotów i sald:

  • kont księgi głównej – sporządzane na podstawie zapisów księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego w celu przygotowania obowiązujących sprawozdań oraz sprawdzenia zgodności z obrotami dziennika,
  • kont ksiąg pomocniczych – sporządzane co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roku obrotowego dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych oraz na dzień inwentaryzacji dla kont służących do ewidencji inwentaryzowanej grupy składników majątku [Kiziukiewicz 2007, s. 26].

Inwentarz jest to wykaz składników aktywów i pasywów, potwierdzony ich inwentaryzacją. Sporządzają go jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych. Po wycenie składniki inwentarza stanowią odpowiedniki pozycji aktywów i pasywów bilansu otwarcia księgi głównej. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych [Ustawa z 29 września 1994, Art. 19].

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych z zastosowaniem komputerowych systemów informatycznych w dokumentacji przyjętych zasad należy zamieścić wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji ksiąg rachunkowych jak i w przetwarzaniu danych jednostki [Kiziukiewicz 2007, s. 27].

Bez względu na technikę prowadzenia wszystkie księgi rachunkowe są ze sobą wzajemnie powiązane i powinny być spójne na każdym etapie przetwarzania danych, co znajduje wyraz w zgodności obrotów, w pierwszym rzędzie w układzie dziennik - księga główna, w drugim konto księgi głównej – powiązane konta księgi pomocniczej.

Opis systemu przetwarzania danych. W przypadku stosowania komputerów będzie to opis informatycznego systemu przetwarzania danych obejmujący:

  • wykaz stosowanych programów, procedur oraz funkcji zawierający charakterystykę stosowanych algorytmów i parametrów w zależności od struktury oprogramowania,
  • zawarte w oprogramowaniu zasady ochrony danych z uwzględnieniem zabezpieczeń przed nieuprawnionym dostępem do danych i systemu przetwarzania,
  • określenie aktualnej wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Personal tools